Det er strenge krav til innholdet i en reiseregning. Ved mangelfull informasjon risikerer mottakeren å måtte skatte for utbetalingene.
En reiseregning skal inneholde:
• Arbeidsgivers navn og adresse
• Ansattes navn, adresse og underskrift (eventuelt ved elektronisk signatur)
• Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
• Formålet med reisen
• Hvilket arrangement arbeidstakeren har deltatt på.
Ved krav om diettgodtgjørelse ved overnatting må reiseregningen også inneholde følgende:
• Navn og adresse på overnattingsstedet. Dette gjelder ikke når den ansatte ordner overnatting selv og mottar nattillegg - for eksempel ved privat overnatting. Ved flere overnattingssteder, også dato for overnattingene.
• Type overnatting fordelt på hotell, pensjonat eller privat innkvartering
Ved krav om bilgodtgjørelse må reiseregningen også inneholde:
• Reiserute med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og eventuell årsak til omkjøringer
• Totalt kjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller ved begynnelse og slutt av hver tjenestereise
• Navn på passasjerer det kreves passasjertillegg for
Ved refusjoner må reiseregningen også inneholde:
• Kvitteringer for alle kostnader (for eksempel fly, drosje og overnatting)
• Enkelte småutgifter som bompenger, parkeringsavgifter o.l. kan påføres uten at det kreves kvittering.
• Statens reiseregulativ
• Skattebetalingsforskriften om legitimasjonskrav